Premessa: le e-mail

Il Garante Privacy con provvedimento del 17 luglio 2024 ha sanzionato un’azienda per l’uso illecito di un software di backup delle e-mail di un ex collaboratore.

Un altro provvedimento sanzionatorio avente per oggetto la cattiva gestione delle e-mail dopo quello del  7 marzo 2024.

Questo provvedimento sottolinea che la responsabilità del titolare del trattamento dei dati rimane invariata, indipendentemente dalla qualificazione del rapporto di lavoro. Nel caso di specie il reclamante non era un dipendente ma un agente di commercio.

Origine del Reclamo

  • Reclamante: Ex collaboratore (agente di commercio).
  • Motivo: Presunta violazione della normativa sulla protezione dei dati personali.
  • Accusa: Mantenimento attivo dell’account di posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto.

Indagine del Garante circa le e-mail

  1. Richiesta di Chiarimenti: L’Autorità ha avviato un’indagine dopo il reclamo, chiedendo alla società informazioni sui fatti denunciati.
  2. Dichiarazioni della Società:
    • Backup automatici delle e-mail effettuati senza accesso diretto all’account del reclamante.
    • Backup conservati per un periodo determinato, anche dopo la cessazione del rapporto.

Motivazioni della Società

  • Contratto di Agenzia: La società ha sostenuto che il reclamante operava come agente di commercio e non come dipendente, pertanto non si sarebbero dovute applicare le norme GDPR, in quanto relative al solo personale dipendente.
  • Autonomia dell’Agente: L’agente non faceva parte dell’organizzazione aziendale e utilizzava l’e-mail solo per scopi professionali.
  • Violazione degli accordi con l’azienda: l’agente avrebbe utilizzato la casella email anche per corrispondenza personale violando così gli accordi contrattuali con la stessa.

Procedura di Backup

  • Obbligo di Sicurezza: La società ha giustificato la procedura di backup come necessaria per garantire la sicurezza dei dati in conformità con il GDPR.
  • Conservazione: Backup conservati per tre anni, anche dopo la cessazione del rapporto, ma senza motivazione tecnica od organizzativa a supporto.

Accertamenti del Garante

  1. Violazioni Riscontrate:
    • Uso illecito del software per il backup delle e-mail.
    • Conservazione delle comunicazioni oltre il necessario, senza giustificazioni adeguate.
    • Informativa generica e carente riguardo al trattamento dei dati.
  2. Distinzione tra Dipendenti e Collaboratori:
    • Il Garante ha chiarito che le stesse norme sulla protezione dei dati si applicano a tutti i soggetti che intrattengono rapporti con l’azienda, indipendentemente dalla loro qualifica.

Conseguenze

  • Divieto di Trattamento: Il Garante ha vietato l’ulteriore trattamento dei dati raccolti tramite il software.
  • Sanzione Pecuniaria: L’azienda è stata multata con una sanzione di €.80.000, considerando la gravità delle violazioni e il numero di soggetti coinvolti.

Riflessioni Finali

Questo caso evidenzia l’importanza della corretta gestione delle e-mail aziendali e della protezione dei dati personali.

Le aziende devono garantire che le procedure siano conformi al GDPR e che i diritti dei collaboratori, dipendenti o meno, siano rispettati, evitando pratiche che possano configurarsi come accesso illecito o violazione della privacy.